Fluxul de numerar este diferența dintre banii care intră efectiv într-o firmă și cei care ies din ea într-o perioadă. Profitul arată dacă afacerea câștigă pe hârtie, iar fluxul de numerar arată dacă are cu ce să plătească mâine salariile și facturile. Cele două pot merge în direcții opuse, și tocmai de aceea firme cu vânzări bune ajung în situații dificile.
De ce nu sunt profitul și fluxul de numerar același lucru?
Diferența vine din momentul în care se înregistrează lucrurile. Contabilitatea consemnează o vânzare când s-a făcut factura, nu când a intrat banul. Dacă livrezi marfă astăzi cu termen de plată de 60 de zile, ai profit acum, dar încasezi abia peste două luni. Între timp, ai plătit deja furnizorul, chiria și oamenii.
Un exemplu simplu: un atelier de ambalaje primește o comandă mare. Cumpără materiale de 10.000 de lei și plătește manopera de 4.000 de lei, apoi facturează clientului 20.000 de lei, plătibili în 60 de zile. Pe hârtie, comanda aduce 6.000 de lei profit. În cont, atelierul are 14.000 de lei ieșiri și nicio intrare, cel puțin două luni. Dacă mai are și alte plăți, poate rămâne fără bani tocmai pentru că a vândut bine.
Care sunt cele trei fluxuri de numerar dintr-o firmă?
- Din activitatea de bază: încasări de la clienți minus plăți către furnizori, salariați și stat. Este cel mai important, pentru că arată dacă afacerea se susține singură.
- Din investiții: bani cheltuiți pe echipamente, spații sau software, respectiv încasați din vânzarea lor.
- Din finanțare: credite luate sau rambursate, aport al asociaților, dividende plătite.
O firmă sănătoasă are, în timp, un flux pozitiv din activitatea de bază. Dacă fluxul de bază este negativ și diferența se acoperă mereu cu credite, firma își amână o problemă, nu o rezolvă.
Cum îți prognozezi fluxul de numerar simplu?
Nu ai nevoie de software special. O foaie de calcul cu trei coloane este suficientă pentru o firmă mică. Procedura are patru pași:
- Scrie soldul de la începutul lunii, adică banii reali din cont și din casă.
- Listează încasările așteptate, la datele la care vor intra probabil, nu la cele din facturi. Fii prudent: un client care întârzie de obicei va întârzia și data viitoare.
- Listează plățile sigure: chirie, salarii, taxe, rate, furnizori. Adaugă și cele care apar rar, dar apar, precum asigurările anuale.
- Calculează soldul la sfârșit de lună și repetă pentru următoarele trei luni. Dacă într-o lună soldul devine negativ, ai timp să acționezi din vreme.
Ce poți face când banii intră mai greu decât ies?
Soluțiile se împart în trei categorii. Prima este accelerarea încasărilor: avansuri la comenzi mari, termene mai scurte, facturare imediată, memento politicos înainte de scadență. Dacă un client întârzie deja, am detaliat pașii în articolul despre cum ceri banii pentru o factură rămasă neplătită.
A doua este încetinirea plăților, dar fără să pierzi încrederea furnizorilor. O negociere deschisă a termenului este mai bună decât o întârziere tăcută. A treia este reducerea nevoii de bani blocați: un stoc mai mic, comenzi mai dese și mai mici, produse care se rotesc repede. Stocul este bani oprit pe raft. Pentru comerțul online sau pentru orice afacere cu produse fizice, logistica schimbă mult cifrele, după cum se vede și în povestea logisticii unui magazin online de semințe.
Cum influențează stocurile și termenele de plată fluxul de numerar?
Stocul este bani transformați în marfă care încă nu s-a vândut. Cu cât ține mai mult pe raft, cu atât sunt blocați mai mult banii. De aceea două firme cu același profit pot avea fluxuri foarte diferite: una comandă mult și rar, cealaltă puțin și des. Termenele de plată au același efect, dar invers pentru furnizori: un termen de 30 de zile oferit ție de un furnizor înseamnă o lună de finanțare fără dobândă. Când negociezi, privește împreună ambele capete, adică cât cumperi și cât încasezi, nu doar prețul.
Un obicei bun este să calculezi, o dată pe trimestru, câte zile durează în medie de la plata furnizorului până la încasarea de la client. Cu cât intervalul este mai scurt, cu atât firma are nevoie de mai puțin capital de lucru. Dacă intervalul crește fără motiv, ceva s-a stricat: fie clienții plătesc mai încet, fie stocul stă mai mult.
Ce semne arată că fluxul de numerar este în pericol?
- Plătești furnizorii mereu în ultima zi sau cu întârziere, deși vânzările cresc.
- Folosești banii de la comenzile noi pentru a acoperi cheltuieli vechi.
- Amâni taxe sau salarii, chiar și o zi sau două.
- Nu poți răspunde rapid la întrebarea: cât voi avea în cont peste o lună?
Oricare dintre semne cere o reacție, nu un oftat. Cu cât recunoști mai devreme problema, cu atât soluțiile sunt mai ieftine.
Întrebări frecvente
Poate o firmă pe pierdere să aibă flux de numerar pozitiv?
Da, pe termen scurt. De exemplu, dacă încasează avansuri mari sau își amână plățile. Situația nu poate dura la nesfârșit, pentru că pierderea consumă oricum resursele firmei.
Cât de mare trebuie să fie o rezervă de numerar?
Depinde de cât de stabile sunt încasările și de ce cheltuieli fixe ai. Mulți antreprenori urmăresc să poată acoperi câteva luni de cheltuieli fixe, dar cifra potrivită diferă de la o afacere la alta.
Cine ar trebui să urmărească fluxul de numerar?
Proprietarul sau administratorul, chiar dacă firma are contabil. Contabilul raportează trecutul, iar prognoza pe lunile următoare cere cunoașterea clienților și a comenzilor.
